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无锡市第一中学档案管理办法

作者: 来源:档案室 发布时间:2016年03月04日 点击数:

第一章 总则

 

  第一条 为进一步加强我校档案管理工作,规范档案行为,充分发挥档案的作用,更好地为学校各项工作服务,根据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》,结合我校实际,特制定本办法。

  第二条 本办法所称的学校档案,是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第三条 学校档案是办好学校的重要基础工作之一,是维护学校历史真实面貌的重要事业,是学校管理工作中不可缺少的重要环节,必须纳入学校整体发展规划,列入学校管理工作的重要议程,切实加强对档案工作的领导和管理,全校教职工都要支持、关心和了解档案工作,提高档案意识,将档案工作与学校各项工作紧密结合,纳入业务工作范围,在各项业务工作的布置、检查、总结、验收各个阶段,应同时布置、检查、总结、验收档案工作,实现档案工作与业务工作的“四同步”管理。

 

 第二章 领导体制和机构设置

 

  第四条 学校档案工作在市学校管理中心的领导下,接受市档案局的指导、监督与检查。

  第五条 学校档案工作实行统一领导,综合管理的原则,由校长分管,成立学校档案工作管理委员会,设立综合档案室。

   第六条  学校综合档案室职责范围:

  (一)认真贯彻执行《档案法》及上级关于档案工作的法律法规,积极开展档案宣传工作。

  (二)制定学校档案工作规范、规章制度,规划全校档案业务建设工作,负责监督、指导和检查档案工作规章制度的执行情况。

  (三)负责对全校归档部门的业务指导工作,指导其正确立卷。

  (四)负责全校党群、行政、教学、学生管理、科研、培训、基建、设备、财会及特殊载体等档案的接收和归档工作。

  (五)负责编制各种目录、索引、卡片等档案检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资源,积极为学校各项工作提供利用。

  (六)及时准确地对档案的移交、保管、利用等情况进行统计,并按规定向档案业务主管机关报送档案工作基本情况统计表。

  (七)做好档案的保密和保护工作,定期检查库存档案,对破损档案要及时补修和复制。

  (八)做好档案鉴定和销毁工作,对超过保管期限的档案要及时提出处理意见,经有关部门鉴定和主管领导审查批准后,列出清单销毁。

  (九)加强档案工作的对外联系。参加档案工作协作、档案学术研究和交流活动,以便吸取经验,接受指导,疏通信息。

  第七条 分管部门工作的校领导,对分管工作范围内的档案工作负有直接领导责任,要做到业务工作同档案工作一起部署,一起检查,定期检查指导部门档案工作,及时研究解决档案工作存在的问题。

  第八条 学校各部门主要负责人为本部门档案工作的责任人,应根据工作需要配备专(兼)职档案员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

 

第三章 经费、库房和设备

   

第九条 学校档案所需经费,单独立项,列入学校预算,统筹解决。

  第十条 学校为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房,根据需要配置恒温、恒湿设施。

  第十一条 学校有计划地为综合档案室配置微机、复印机、打印机、扫描仪、数码照相机、刻录机等设备。

 

 第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

 

 第十二条  各种载体的归档材料实行部门领导负责制,并实行部门立卷制度,各部门兼职档案员负责本部门各种载体归档文件材料的收集、整理和归档工作。综合档案室应深入各部门指导其立卷工作。

  第十三条 学校在各项工作中形成的各种载体的具有保存价值的文件材料,属全校性、综合性的文件材料由学校办公室整理、立卷,专业性文件材料由部门档案员进行整理、立卷,经部门负责人审核签字后,定期向综合档案室移交。

  第十四条 学校对科研成果,基建工程等进行鉴定、验收时必须有综合档案室人员参加。有关部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

  第十五条 重大设备的开箱验收必须有学校综合档案室参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

第十六条 每年四、五月份进行前一年度文书档案的集中立卷,六月底前向综合档案室归档;基建档案应在项目完成后的两个月内向综合档案室归档;当年会计档案在会计制度终了后,可暂由财会部门保管1年,期满后的次年6月底前向综合档案室归档;教学档案,除教学综合管理文件外,能按学年度归档的,应在次学年度寒假前归档,按完成培养周期(即一届学生从入学到毕业)的各类材料,当年寒假前一次性归档;声像档案凡与其他文书档案相关联的,可与相关文书档案一起归档,其他单项活动的声像档案一般应在活动结束后两个月内归档。

第十七条 归档案卷应符合有关案卷质量标准规定和要求,综合档案室对不符合归档要求的案卷,应退回重新整理,以保证案卷质量。交接双方应对档案进行检查、清点、核对,并履行签字手续。

  第十八条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存整套档案,协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复印件送交主办单位保存。

  第十九条 学校档案原则上由学校综合档案室永久保管。在国家需要时,或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需部分原件或复制件。

  第二十条 学校文件材料的归档范围,按照《无锡市第一中学档案归档范围和保管期限表》执行。

  第二十一条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向学校综合档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

  对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可以通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学校综合档案室捐赠档案的,学校应予以奖励。

 

 第五章 档案管理

 

  第二十三条 学校综合档案室对归档的案卷按要求进行分类、整理,在分类的基础上按保管期进行系统排列,编制案卷号以固定其位置。

  第二十四条 学校综合档案室建立全宗卷以积累存储学校案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。档案人员要熟悉所藏档案的基本情况,编制互为补充的检索工具,并利用档案史料开展编研工作,配合有关部门编制全宗介绍、组织沿革、大事记、文件选编等,主动积极地做好提供利用工作,为学校各项工作服务。接收与档案有关的各种资料,进行登记编目,分类整理,科学保管,配合档案提供利用。

  第二十五条 档案保管期限分永久、长期(15年—50年)、短期(15年以下)三种。根据各类档案保管期限的规定,定期对所存档案进行鉴定,准确地确定档案的存毁。档案的鉴定要在分管校长的领导下,由综合档案室和业务处室共同进行。档案的销毁由鉴定人员提出意见,登记造册,报经校长批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  第二十六条 学校综合档案室应做好下列统计工作

  (一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

  (二)按照有关规定,向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

  第二十七条 档案人员定期对档案库房设施及保存的档案进行检查。对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复或复制,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理,确保档案安全。

  第二十八条 档案人员调动工作时,必须办完档案交接手续后方能离开岗位。

 

 第六章 档案的利用与开放

 

  第二十九条 学校综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。借阅党委会议记录要须经党委书记批准,借阅校长办公会记录须经校长批准。如其他单位或个人利用档案须持单位介绍信和有效证件,经办公室主任批准后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,必须经校长批准。

  第三十条 借阅档案和文件必须严格履行登记手续,并认真填写档案利用效果登记表。借阅者要遵守借阅规定,不得在档案上涂改、勾划、圈点、拆卷、污损。如利用者要求复制档案,一般由档案室负责办理,并按规定合理收费。密件不得复制。

 

 第七章 考核、奖励与处罚

 

  第三十一条 在校长领导下,学校档案工作管理委员会和学校综合档案室定期对全校各部门档案工作进行考核。考核结果纳入学校年度考核,作为部门和个人年度考核的重要依据之一。

  第三十二条 对在文件材料的收集、整理、归档工作中做出突出贡献的档案工作人员和部门予以表彰和奖励。

  第三十三条 对因玩忽职守,造成档案损失的,根据有关规定分别给予批评教育、经济处罚、行政处分直至追究刑事责任。

 

第八章 附则

 

    第三十四条 本办法由学校档案工作管理委员会负责解释。

    第三十五条 本办法自2004121起施行。

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